E-Doręczenia. Od kiedy obowiązkowe dla przedsiębiorców?

e-Doręczenia to cyfrowe rozwiązanie, które zastępuje tradycyjne listy polecone z potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze obywatele i przedsiębiorcy mogą komunikować się z administracją publiczną szybko, wygodnie i bez potrzeby odwiedzania poczty. Od 2025 roku e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wybranych grup, a ich wdrożenie przebiegać będzie etapowo. Proces aktywacji usługi jest prosty, a korzystanie intuicyjne – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu, aby wysyłać i odbierać oficjalną korespondencję elektronicznie.

O e-doręczeniach z perspektywy obowiązków i możliwości dla przedsiębiorców pisze Katarzyna Omachel, adwokat w Kancelarii Sobota Jachira.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to najprościej mówiąc rejestrowane doręczenia elektroniczne, które mają zastąpić tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Za sprawą e-doręczeń obywatele oraz przedsiębiorcy będą mogli komunikować się z administracją publiczną w sposób znacznie szybszy niż dotychczas.

Nadanie korespondencji będzie możliwe o dogodnej porze dnia oraz z dowolnego miejsca. Nie będą już konieczne wizyty na poczcie i oczekiwanie w długich kolejkach. Od przyszłego roku aby nadać list do urzędu wystarczy skorzystać z laptopa lub smartfona z dostępem do Internetu. Do tej pory korzystanie z usługi było dobrowolne. Od stycznia 2025 roku ustawodawca przewidział etapowe obowiązkowe korzystanie z usługi dla konkretnych podmiotów.

Harmonogram wprowadzenia obowiązku stosowania e-Doręczeń

Do pierwszej grupy podmiotów zobowiązanych do posiadania Skrzynki Doręczeń (SD) już od 01.01.2025 r. należą m. in. następujące podmioty:

• rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1. stycznia 2025 r.;
• składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) od 1. stycznia 2025 r.;
• osoby wykonujące zawód zaufania publicznego, np.: adwokata, doradcy podatkowego, notariusza;
• organy administracji rządowej;
• ZUS oraz KRUS;
• NFZ;
• uczelnie publiczne, państwowe i samorządowe instytucje kultury;
• jednostki samorządu terytorialnego w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Dla podmiotów zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców KRS oraz CEiDG przed dniem 1 stycznia 2025 r. przewidziano nieco dłuższe terminy:

• 1 kwietnia 2025 r. dla podmiotów wpisanych do KRS;
• 1 października 2026 r. dla podmiotów wpisanych do CEiDG, jednak, gdy taki podmiot złoży wniosek o zmianę wpisu w CEiDG od dnia 1. lipca 2025 r., wówczas wniosek o utworzenie skrzynki dla e-Doręczeń zostanie złożony w dacie składania wniosku o zmianę wpisu, chyba, że przedsiębiorca już wcześniej ustanowił skrzynkę.

Jak wypełnić obowiązek nadany przez ustawodawcę?

Na ten moment wymagane jest jedynie dokonanie aktywacji Skrzynki Doręczeń. Proces zakładania adresu elektronicznego jest prosty i intuicyjny. Wystarczy złożyć wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych, który dostępny jest na stronie www.gov.pl. Po poprawnym wypełnieniu, podpisaniu i wysłaniu wniosku Minister Cyfryzacji nadaje adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Po nadaniu adresu należy dokonać aktywacji usługi postępując zgodnie z instrukcją przesłaną na adres e-mail podany przez rejestrującego we wniosku.

Korzystanie z usługi e-Doręczeń przez przedsiębiorców

Po aktywowaniu adresu (ADE) przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnej skrzynki do e-Doręczeń za pośrednictwem Konta przedsiębiorcy dostępnego na platformie www.biznes.gov.pl. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Od momentu aktywacji ADE podmioty publiczne, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać korespondencję do przedsiębiorcy tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE. Skrzynka Doręczeń działa podobnie, jak znana wszystkim poczta elektroniczna, dlatego jej obsługa nie powinna przysparzać problemów. Korzystanie z SD umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Przedsiębiorcy mogą dokonać rejestracji skrzynki e-Doręczeń samodzielnie lub przy pomocy pełnomocnika. Warto rozważyć skorzystanie z pomocy doświadczonego prawnika, aby mieć gwarancję prawidłowej realizacji obowiązku.